Im Prinzip ist jedem das Prinzip einer Taskliste bekannt. Ob als Einkaufsliste, ToDo Liste oder Packliste. Die Liste als Überbegriff für unterschiedlichste Möglichkeiten Dinge wie Aufgaben in einem System außerhalb unseres Gehirns aufzubewahren, ist ein zentrales Element von Büchern wie z.B. Getting Things Done von David Allen. Auf der Suche nach einer Aufgabenverwaltung für mich habe ich inzwischen schon unterschiedlichste Systeme getestet oder im praktischen Einsatz gehabt: Wikis mit ToDo Listen, Addons für elektronische Kalender und auch reine Verwaltungstools nur für Aufgaben. Letztere haben häufig eine Schnittstelle zu Remember The Milk weshalb ich schon seit Jahren einen Account dort habe.

Sämtliche PC basierten Systeme scheiterten jedoch an der Verfügbarkeit, wenn ich sie wirklich brauchen konnte, z.B. beim Einkaufen oder Zug fahren. Das änderte sich jedoch mit dem Einsatz von Smartphones und seit sich einer meiner täglichen Begleiter mit dem Internet verbinden kann, ist die Nutzung von Notizbuch und (Papier-)Kalender bei mir deutlich zurückgegangen.

Aber zurück zu Remember The Milk: im Prinzip bietet der Dienst die Einrichtung beliebiger Aufgabenlisten an, die über Programme auf unterschiedlichsten Plattformen (Windows, Linux, Mac, iOS, Android, BlackBerry…) verfügbar sind. Die Listen sind über das Internet synchronisiert nicht nur quasi überall verfügbar, durch ihren digitalen Charakter (und findige Softwareentwickler) lassen sich diese Listen (oder einzelne Aufgaben) auch mit anderen Remember The Milk Nutzern teilen, so dass z.B. die Verwaltung gemeinsamer Aufgaben im Haushalt einen ganz neuen Charakter bekommt.

Es lassen sich durch weitere Metaangaben zu einzelnen Aufgaben spezielle Listen auch dynamisch zusammenstellen. Beispielsweise gibt es in Remember The Milk die Möglichkeit Aufgaben mit einer Ortsangabe zu versehen, um sich dann auf seinem Smartphone eine Erinnerung zu diesen Aufgaben anzeigen zu lassen, wenn man sich in der Nähe des Ortes befindet. Mit der Vergabe von Tags, Prioritäten, Wiederholungen, Fälligkeitsinformarmationen (Datum und/oder Uhrzeit) und Notizen lässt sich mit Remember The Milk somit ein mächtiges System zur Aufgabenverwaltung implementieren. Es gibt im Blog von Remember The Milk auch eine Anleitung zur Implementierung des Systems aus Getting Things Done. Mehr zur Anwendung von Tags und den so genannten Smartlists schreibe ich in einem folgenden Blogbeitrag.