Erfolgreiches Taskmanagement mit Remember The Milk und kontextsensitiven Tasks ist ein Thema, das mich schon vor der Lektüre von Getting Things Done beschäftigte. Es ist zum Beispiel intuitiv verständlich, dass die Verwendung von separaten Listen für Einkäufe, Haushalt und Arbeit sinnvoll ist, da einzelne Tasks nur in einem gewissen Kontext, wie etwa beim Einkaufen, zu Hause oder während der Arbeitszeit umgesetzt werden können. Auch Remember The Milk unterstützt die Verwendung unterschiedlicher Listen, ab einem gewissen Umfang werden einzelne Listen für jeden Bereich jedoch ziemlich unflexibel, weshalb weitere Kriterien zur Einordnung von Tasks erstellt werden müssen.

Geolokalisierte Tasks mit Ortsangaben

Ein wichtiger Kontext für Tasks ist die Bindung an einen gewissen Ort, wie zum Beispiel das Büro, zu Hause, in der Stadt… Remember The Milk hat dafür ein Feature, welches es erlaubt Orte auf einer Karte zu definieren und somit gelokalisierte Tasks zu erstellen. So kann ich mich zum Beispiel in der Nähe des Baumarktes von meinem Smartphone daran erinnern lassen, dass ich noch Holzlasur für den Balkon kaufen sollte.

In einem unkomplizierten Leben, welches sich in Büro und zu Hause, sowie Arbeitszeit und Freizeit einteilen lässt, mag die Verwendung von geolokalisierten Tasks auf unterschiedlichen Listen schon genügen, aber oft reicht das eben nicht aus. Für mich als Studenten gibt es zum Beispiel so etwas wie Feierabend nicht, da ständig noch Übungsblätter, Projekte, Hausarbeiten, Vorlesungswiederholungen oder Klausuren vorzubereiten sind. Ein fester Arbeitsplatz existiert auch nicht, da sowohl an der Uni, wie auch zu Hause oder während eines Wochenendbesuches bei den Eltern gearbeitet werden muss. Es braucht also ein differenzierteres System zur Verwaltung von Tasks, als nur die Verwendung von Ortsangaben.

Kontextsensitive Tasks mit Tags

Die Verwendung von Listen in Remember The Milk lässt sich intuitiv mit der Verwendung einzelner Blätter oder Seiten in einem Notizbuch für getrennte Aufgabenlisten vergleichen. Was aber sind Tags? Ich habe wunderschön verzierte Aufgabenlisten gesehen, bei denen einige Aufgaben farbig markiert oder mit Computer-, Spaten- und Besensymbolen versehen waren. Das sind Tags: kleine Markierungen, die Dinge in einen Kontext setzen. Im Computerbereich wird anstelle von Symbolen häufig die etwas eindeutigere und flexiblere Sprache zur Markierung verwendet und das dann Tag genannt, im Prinzip ist es aber dasselbe. Im Gegensatz zu Listen in Papierform, können mit Remember The Milk (oder anderen Anwendungen, die Tags unterstützen) quer über mehrere Listen alle Aufgaben mit bestimmten Tags wie z.B. tag:Studium AND tag:computer AND NOT tag:drucker gefiltert und als so genannte Smartlist gespeichert werden. Diese dynamische Liste zeigt mir also alle Tasks an, die ich fürs Studium am Laptop (ohne Drucker) erledigen kann.

Anstatt die Aufgaben also einem Ort zuzuweisen, an dem ich Zugriff auf einen Computer habe, habe ich die Aufgaben mit Tags in einen Kontext gesetzt, in dem ich angegeben habe, welche Bedingungen ich zur Ausführung benötige. Bei mir sind das Tags wie: computer, drucker, garten, internet, mail, studium, telefon…

Die Einrichtung dieses Systems benötigt etwas Zeit, bis man die für sich passenden Tags gefunden hat, aber es lohnt sich. Ich habe z.B. von verlorener Zeit beim Pendeln geschrieben. Es gibt jedoch eine ganze Menge von Tasks, die sich auch im Zug erledigen lassen, nämlich die, die kontextfrei sind, soll bedeuten: keine Abhängigkeiten zu Dingen haben, die im Zug nicht verfügbar sind. Mit Hilfe der Möglichkeiten zur Suche in Remember The Milk lässt sich relativ einfach eine Smartlist erstellen, die genau solche Tags dynamisch zusammenstellt:

isLocated:false AND NOT tag:computer AND NOT tag:drucker AND NOT tag:garten AND NOT tag:internet AND NOT tag:mail AND NOT tag:telefon
Beziehungsweise mit Hilfe der De Morgan’schen Gesetzen etwas schöner geschrieben:
isLocated:false AND NOT (tag:computer OR tag:drucker OR tag:garten OR tag:internet OR tag:mail OR tag:telefon)
Weitere Ideen für Smarlists auf Basis von kontextsensitiven Tags sind Listen mit Aufgaben für Drinnen und Draußen, Aufgaben die sich ausschließlich im Büro erledigen lassen…

Fazit

Traditionelle Ordnungssysteme, die auch auf Computersysteme übertragen wurden, zwingen uns immer noch in hierarchischen Baumstrukturen zu denken. Mit Tags werden aus diesen Bäumen Netze und mit etwas Geschick lassen sich die innenliegenden Informationen effektiv auswerten. Anders formuliert: Tags erlauben eine Querverknüpfung von Tasks in Remember The Milk. Durch geschickte Anwendung der zur Verfügung gestellten Suchparameter lassen sich so individuelle, dynamische Listen für quasi jeden Bereich zusammenstellen.